Cómo crear y administrar grupos para su cuenta Dashlane Business

La función Compartir con el grupo permite que los usuarios de Dashlane Business compartan de manera sencilla y eficiente Contraseñas y Notas seguras. Incorporar empleados y asegurar que cuenten con las contraseñas necesarias nunca fue tan fácil.

¿Qué es Compartir con el grupo?

Compartir con el grupo es una función exclusiva de Dashlane Business que le permite a los administradores organizar usuarios en grupos en una cuenta Dashlane Business y, así, crear una experiencia de compartir más segura y eficiente para su compañía. Al usar esta función, los administradores pueden crear grupos con base en las necesidades específicas de los departamentos o su compañía. Posteriormente, los usuarios finales (o administradores) comparten elementos para estos grupos. De este modo, usted puede crear  un entorno organizado para la información segura de su compañía y ahorrar tiempo al incorporar o extraer empleados. 

¿Por qué usar Compartir con el grupo?

Usar la función de Uso compartido de Dashlane es seguro, mientras que compartir datos confidenciales por correo electrónico o mensajes de textono lo es.

Cada vez que comparte una contraseña o cualquier tipo de información confidencial a través de correo electrónico, la información se guarda en un texto sin formato en:

  • La carpeta "Enviado" en la bandeja de entrada de su proveedor de correo electrónico
  • La carpeta "Enviado" en otros dispositivos conectados a su bandeja de entrada
  • Los servidores de su proveedor de correo electrónico
  • Servidores del proveedor de correo electrónico de su destinatario (que en realidad pueden incluir varias ubicaciones y centros de datos diferentes)
  • Computadoras o dispositivos de su destinatario

Compartir información a través de aplicaciones de mensajes instantáneos tampoco es seguro, ya que, usualmente, la información no está encriptada y se envía como texto sin formato en la red. Esto significa que la compañía que administra el servicio de mensajería puede leer su información. Además, por lo general, estas aplicaciones también guardan las conversaciones en el historial.

En cambio, al usar la función de Uso compartido de Dashlane, sus datos se encriptan usando el mejor sistema de encriptado antes de enviarse por la red. Para obtener más información sobre la seguridad y encriptado, haga clic aquí.

Requisitos previos

Para usar Compartir con el grupo debe tener una cuenta de Dashlane y formar parte de una cuenta Dashlane Business. Además, es necesario que actualice su aplicación para escritorio de Dashlane a una versión 4.8.1 o posterior. Tenga en cuenta que la función Compartir con el grupo se diseñó estrictamente para trabajar con grupos creados dentro de su cuenta personal de Dashlane Business y no con otras cuentas Dashlane Business, Premium, o cuentas gratuitas. Los administradores primero deben crear un grupo antes de que los usuarios finales puedan comenzar a usar la función.

Administración grupos

Creación de grupos

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Para crear un grupo, los administradores deben ubicar la ficha Administrar gruposdentro de laConsola de administración y hacer clic en el botón verde + Nuevo grupo . A continuación, introducir un nombre para el grupo y haga clic en ACEPTAR. Si el grupo ya existe, Dashlane lo mostrará aquí. Nota: los nombres de los grupos deben ser únicos.

Cambio de nombre de grupos

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Para cambiar el nombre de un grupo, ubique la ficha Administrar grupos dentro de la Consola de administración y haga clic en el grupo que desea renombrar. En la siguiente página, haga clic sobre el nombre del grupo nuevamente para poblar el campo de edición. Introduzca el nuevo nombre del grupo y presione su tecla Intro

Eliminación de grupos

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Para eliminar un grupo, ubique la ficha Administrar grupos en la Consola de administración y haga clic en el grupo desde la página principal. En la siguiente página, haga clic en Eliminar grupo la esquina superior derecha de la pantalla. Introduzca el nombre del grupo que desea eliminar (distinguir mayúsculas y minúsculas) y haga clic Eliminar. Esto se hace como medida de precaución para prevenir que se elimine un grupo por accidente.
Los grupos eliminados no pueden recuperarse. Si se elimina un grupo accidentalmente, un administrador tendrá que crear el grupo nuevamente e invitar a los usuarios al grupo nuevo. Después, los usuarios podrán volver a compartir contraseñas en el grupo nuevo. Nota: si se elimina un grupo, solo el propietario de la contraseña original se quedará con la contraseña.

Administración de miembros del grupo

Invitación de miembros al grupo

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Para invitar miembros al grupo, ubique la Administrar grupos en la Consola de administración y haga clic en el grupo al cual desea invitar a los miembros. En la siguiente página, haga clic en el botón verde + Agregar miembros  en la esquina superior derecha de la pantalla. Introduzca las direcciones de correos electrónicos de los miembros que le gustaría invitar y haga clic Agregar. Los miembros recibirán una notificación por correo electrónico para especificar si aceptan o rechazan la invitación al grupo en la aplicación de Dashlane Centro para compartir. Los administradores se agregarán automáticamente al grupo sin una invitación. Muy pronto, ya no será necesario que los administradores formen parte de todos los grupos.
Nota: los usuarios finales solo recibirán un correo electrónico para unirse a un grupo. Los usuarios no recibirán mensajes adicionales cuando los elementos se compartan con ese grupo.

Ver el estado de invitaciones

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Para ver los estados de las invitaciones de cada grupo, ubique la Administrar grupos en la Consola de administración y haga clic en el grupo que desea ver. En la siguiente página, se muestran las direcciones de correo electrónico de todos los miembros del grupo junto con el estado y su Función indicada a la derecha. Cuando la invitación a un grupo no se ha aceptado o rechazado, aparecerá como Pendiente. 
Una vez que el miembro acepte, aparecerá como Miembro. Si el miembro del grupo rechaza la invitación, se eliminará del grupo. Cualquier aceptación o rechazo de un miembro del grupo requerirá de un correo electrónico al administrador de la empresa.
En caso de que un miembro al que necesite volver a invitar no haya recibido la invitación, ubique al miembro en la lista, haga clic en el icono de papelera y haga clic en Eliminar usuario. A continuación, agregue el miembro nuevamente mediante un clic en el + Agregar miembros botón verde ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla e introduzca su dirección de correo electrónico.

Si los usuarios están experimentando problemas para recibir los correos electrónicos de Dashlane, agregue el dominio dashlane.com a su lista blanca de correo electrónico.

Revocación de miembros del grupo

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Para revocar los miembros de grupos desde un grupo, ubique la ficha Administrar grupos en la Consola de administración y haga clic sobre el grupo que desea ver. En la siguiente página, ubique al miembro en la lista y haga clic en el icono Papelera. Para confirmar, haga clic en Eliminar usuario.

Compartir elementos dentro de los grupos

Una vez que sus grupos de usuarios se encuentren establecidos, podrá empezar a compartir elementos en los grupos; esto puede llevarse a cabo por miembros del grupo y administradores desde la aplicación de Dashlane. Consulte este artículo para obtener mayor información.

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